Reorganização interna e uso de ferramenta digital tornam o serviço mais eficiente, diminuem imprevistos e garantem mais previsibilidade ao paciente e equipe médica
Luiz Moreira deu entrada no Hospital de Base do Distrito Federal (HBDF), unidade administrada pelo Instituto de Gestão Estratégica de Saúde (IgesDF), para colocar uma prótese no joelho e, em poucos dias, já estava em recuperação. A esposa dele, Maria Lucineide, conta que recebeu a ligação confirmando a cirurgia de forma rápida e organizada. “Foi tudo bem ágil. Entendemos que as informações sobre o caso dele estavam bem cuidadas e só temos a agradecer. Ele chegou, rapidamente fez a cirurgia e logo mais estará em casa”, afirma.
A confirmação do procedimento de Luiz, feita diretamente com o paciente ou seus familiares, reflete uma mudança na forma de organizar as agendas cirúrgicas e acompanhar cada etapa antes da internação no Hospital de Base. Em 2025, por exemplo, houve uma redução histórica de 55% no índice de cancelamento na ortopedia e trauma, garantindo mais rapidez e segurança para pacientes que aguardam cirurgia.
A melhora veio a partir de uma maior integração entre médicos, equipe de enfermagem, área administrativa e outros profissionais da assistência, além da implementação da ferramenta Airtable para estruturar o planejamento das cirurgias. A plataforma permite acompanhar, em tempo real, o diagnóstico, a prioridade do caso, o tipo de procedimento e possíveis pendências, dando mais controle sobre cada etapa do preparo cirúrgico.
Segundo o chefe do serviço da Ortopedia do Hospital de Base, Rodrigo do Carmo, o novo modelo trouxe mais segurança no planejamento das salas. “Com as informações organizadas em tempo real, conseguimos planejar melhor as salas, alinhar as equipes e reduzir imprevistos que antes levavam ao cancelamento das cirurgias”, explica.
A divisão por tipo de problema também possibilita agrupar cirurgias semelhantes, o que otimiza o uso de materiais e o tempo dentro do centro cirúrgico. “Isso gera mais eficiência, menos desperdício e mais segurança para o paciente”, completa.
Organização que melhora o atendimento
Antes, o controle era feito em planilhas menos integradas, o que dificultava a atualização simultânea dos dados e a visão completa da situação de cada paciente. Agora, exames, avaliação de risco para cirurgia, pendências e tempo de espera ficam centralizados e acessíveis às equipes.
A assistente administrativo Mariana de Melo, que sugeriu a adoção da ferramenta, explica que o sistema ajuda a identificar rapidamente quem já pode ser incluído na agenda e quem ainda precisa concluir exames ou ajustes clínicos. “Conseguimos agrupar os pacientes por situação, ver o que falta e orientar os médicos com mais clareza. Isso facilita muito a organização”, relata.
Ela destaca, ainda, que o histórico dos pacientes permanece registrado, o que é importante em um hospital em que muitas pessoas retornam para novos procedimentos. “Nada se perde. Temos o registro de todas as internações e conseguimos acompanhar a trajetória do paciente dentro do hospital”, acrescenta.
Resultado direto para a população
Para o residente em ortopedia Gilson Batista, a mudança trouxe mais agilidade ao dia a dia das equipes. “Hoje todos conseguem acessar as informações ao mesmo tempo. Se eu atualizo um dado, todos já visualizam. Isso melhora o controle dos pacientes, da gestão de leitos e da programação das cirurgias”, destaca.
A integração também permite que a equipe de enfermagem e a gestão de leitos acompanhem as prioridades em tempo real, definindo com mais rapidez quem precisa ser internado e evitando atrasos no procedimento.
Para o chefe do serviço, o resultado mostra como organização e planejamento fortalecem o cuidado. “Quando a informação circula de forma clara, o cuidado acontece com mais eficiência”, conclui.
No caso de Luiz Moreira, a agilidade significou iniciar a recuperação sem longas esperas. “Para mim é uma sensação boa. A previsão era a de que eu ficasse aqui aguardando por um tempo para fazer o procedimento. Agora estou feliz que vou voltar pra casa com mais qualidade de vida que antes”, celebra.
*Com informações do IgesDF
